Der Kerngedanke, als ich mein Unternehmen gegründet habe, war, die PRAGMATiKER so simpel wie möglich zu halten. Das fing schon bei der Unternehmensform, als Einzelunternehmung an und hörte bei der Wahl der Programme, die wir genutzt haben, nicht auf. Anfangs ging dieses Konzept auch gut auf, aber die Komplexität der Anforderungen steigt nicht zuletzt mit der Menge der Kunden und Bewerber, die man betreut, sondern auch vielmehr mit der Menge der eigenen Mitarbeiter, die einen unterstützen.
So haben wir zuletzt auf Microsoft-Basis gearbeitet, uns über TEAMS koordiniert, unsere Kontakte in vergleichsweise komplexen Excel-Tabellen nachgehalten und die Kandidatenprofile in einer komplexen Ordner-Struktur abgelegt und verwaltet.
Aber seit geraumer Zeit steht schon die Erweiterung des Unternehmens im Raum: Zu meinen beiden guten Mitarbeitenden, die mich schon unterstützen, möchte ich gerne noch einen weiteren Mitarbeitenden im Bereich der Personalgewinnung und einen weiteren im Kundenkontakt einsetzen. Aber da komme ich an einen Punkt, wo die Koordination über Excel-Listen noch mehr Aufwand bedeutet. Und dadurch bleibt der persönliche Kontakt zu Kandidaten und Kunden auf der Strecke, der nach wie vor ein essentielles Element des Unternehmens ist.
Lange habe ich mit mir gerungen, aber jetzt habe ich mich für ein Softwaretool entschieden, dass mir bei der Kontaktnachverfolgung hilft, die Zusammenarbeit im Unternehmen unterstützt, ein Wiedervorlagesystem hat und – was für mich die wichtigste Neuerung ist: Ein Datenschutzmanagement für Bewerberunterlagen beinhaltet. Das war bisher eine Baustelle bei uns, zugegeben, jetzt legen wir es aber in ein professionelles System.
Seit dem 01.06.2024 läuft dieses System jetzt bei uns und wir sind noch in der Schulungs- und Anpassungsphase. Viele von unseren etablierten Prozessen müssen wir intern noch anpassen, Vieles noch nachziehen: Insbesondere bei der Datensicherheit werden wir die Kandidaten, mit denen wir bereits in Kontakt stehen, in den nächsten Tagen noch anschreiben müssen, um sie im System mit aufzunehmen. Das bisherige Bewerbermanagement wird vollkommen ersetzt: Wir prüfen jeden einzelnen Fall, welche Bewerberunterlagen wir weiter verwenden dürfen und welche gelöscht werden. Neben der üblichen Tagesroutine ist das noch mal ein beachtlicher Mehraufwand.
Mittelfristig werden wir durch die neue Software für unsere Kandidaten und Bewerber transparenter und effizienter. Und das ist eine Verbesserung, für die sich der Aufwand lohnt!